Personvernerklæring for epostAI

epostAI er et Outlook-tillegg som hjelper deg med e-postarbeidet. Denne erklæringen beskriver hvilke data som behandles, hvor, og hva som aldri skjer. Den tekniske delen genereres fra tjenestens faktiske konfigurasjon.

Hva epostAI behandler

• Den åpne e-posten (emne, avsender, dato, tekst og valgfrie vedlegg) sendes til epostAI-tjenesten kun når du ber om analyse, svar eller oversettelse. Innholdet behandles i minnet for det ene kallet og lagres aldri på disk.
• AI-leverandør: når analyse, svarforslag eller sortering kjører, sendes e-postteksten til Google Cloud Vertex AI (europe-west1) via API (modell gemini-2.5-flash). Leverandørens API-vilkår og databehandling gjelder for dette kallet. Denne opplysningen speiler tjenestens faktiske konfigurasjon.
• Postboksen og kalenderen din (metadata og forhåndsvisning — aldri fulle e-postkropper i bulk) leses via Microsoft Graph med din egen Microsoft-innlogging, kun for funksjoner du eller bedriften har slått på: sortering til mapper, oppfølging, kalender, ledige tider i svarforslag (kun når du har slått det på) og «Spør innboksen». Tjenesten sender aldri e-post, sletter aldri e-post og oppretter aldri avtaler uten at du selv bekrefter.
• Ordrestyring (Aceve): dersom bedriften din selv har koblet til sitt eget Aceve-API, slås avsenderens e-postadresse opp for å vise kundekort og jobbhistorikk i analysen. Kun bedriftens eget API-token brukes, lagret kryptert.
• Identitet: e-postadresse, Entra tenant-ID og objekt-ID fra Microsoft-innloggingen brukes til tilgangskontroll, organisasjonstilhørighet og setemåling. Adresser maskeres i logger.
• Innstillinger: profil, relasjoner og maler lagres lokalt i Outlook-klienten din, eller kryptert på epostAI-serveren dersom du selv slår på synk mellom enheter.

Hva epostAI aldri gjør

• Sender aldri e-post på dine vegne.
• Sletter aldri e-post. Sortering flytter kun til mapper, og kan angres.
• Oppretter eller bekrefter aldri avtaler automatisk — kalenderforslag er tentative og bekreftes av deg.
• Lagrer aldri e-postinnhold på serveren. Agentloggen inneholder kun emne, avsender og kategori.
• Selger eller deler aldri data med tredjeparter utover AI-leverandøren over og integrasjonene bedriften din selv har koblet til.

Tekniske telleverdier

Tokenforbruk og aktivitet lagres som telleverdier (aldri innhold) i inntil 62 dager for fakturering og drift. Driftsmetrikker holdes kun i minnet og nullstilles ved omstart.

Når noe feiler, lagres en feilsøkingslogg med metadata (tidspunkt, kall, status, feilkode, varighet, bruker og bedrift) og et kort, renset utdrag av feilmeldingen, uten e-postinnhold, kundedata eller AI-svar. Loggen brukes bare til feilsøking og slettes etter maks 30 dager.